Einleitung: BI schafft Transparenz
In einer zunehmend datengetriebenen Welt entscheiden nicht nur Innovationen oder Produkte über den Erfolg eines Unternehmens – auch die Effizienz der internen Prozesse spielt eine entscheidende Rolle. Ob in der Lagerhaltung, der Produktionsplanung oder der Bedarfssteuerung: Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren, können Wettbewerbsvorteile erzielen, Kosten senken und schneller auf Veränderungen reagieren.
Business Intelligence (BI) liefert die Grundlage für solche Optimierungen. Durch die systematische Analyse und Visualisierung von Daten wird eine fundierte Entscheidungsbasis geschaffen. Doch wie sieht der Einsatz von BI in der Praxis aus?
In diesem Beitrag werfen wir einen Blick auf konkrete zwei Beispiele, wie Unternehmen mithilfe von BI-Lösungen messbare Verbesserungen in der Lagerhaltung und Bedarfsplanung erzielen konnten.
Ausgangssituation und Herausforderungen
Viele Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen, wenn es darum geht, ihre Prozesse zu optimieren und datengetriebene Entscheidungen zu treffen. Häufig ist das fachliche Problem – wie ineffiziente Lagerhaltung oder fehlerhafte Bedarfsplanung – zumindest „gefühlt“ bekannt. Doch der Weg zur Lösung wird durch eine Vielzahl von Hürden erschwert:
- Mangelnde Transparenz und KPI: Wichtige Kennzahlen sind entweder nicht definiert oder unzureichend zugänglich. Lesen Sie mehr zur Bedeutung von KPI in unserem 3. Blogbeitrag dieser Reihe „Der KPI-Check – Was eine gute Prozessanalyse ausmacht„.
- Daten in Silos: Informationen sind oft in verschiedenen Systemen verteilt, und die Datenqualität ist häufig unzureichend.
- Fehlende Zentralisierung: Es existieren keine zentralen Data Lakes bzw. Data Warehouses, die als Grundlage für Analysen dienen könnten.
- Know-how und Tools: Datenanalyse-Know-how ist meist nicht unternehmensweit verfügbar, sondern auf einzelne Abteilungen oder Mitarbeitende beschränkt.
- Unklare Zielwerte: Die Verbindung zwischen strategischen Zielsetzungen und operativen Kennzahlen ist oftmals nicht vorhanden. Lesen Sie mehr dazu und dem KPI-Check mithilfe der implemented!-KPI-Pyramide in unserem 3. Blogbeitrag dieser Reihe „Der KPI-Check – Was eine gute Prozessanalyse ausmacht„.
- Unternehmenskultur: Eine datengetriebene Entscheidungsfindung ist in vielen Unternehmen noch nicht fest verankert.
Diese Herausforderungen betreffen nicht nur eine einzelne Branche, sondern spiegeln ein verbreitetes Problem wider, das viele Unternehmen aus Handel, Produktion und Dienstleistung kennen. Ohne eine datengetriebene Basis besteht die Gefahr, gegenüber Wettbewerbern ins Hintertreffen zu geraten. Doch Transparenz allein reicht nicht aus – sie erfordert eine klare Zielsetzung und die Bereitschaft, datenbasierte Entscheidungen als festen Bestandteil der Unternehmenskultur zu verankern.
Zudem zeigt sich, dass vor der Transformation immer die Transparenz kommen muss:
Nur wenn Unternehmen die Ist-Situation klar verstehen und messbar machen, können sie fundierte Entscheidungen treffen, um Prozesse nicht nur zu steuern, sondern gezielt zu optimieren.
Erfolgsgeschichten: Prozessoptimierung durch BI in der Praxis
Unsere Fallstudien, die auf realen Beauftragungen der implemented! GmbH beruhen, zeigen, dass BI nicht nur Transparenz schafft, sondern auch den Weg für nachhaltige Prozessoptimierungen ebnet – und so direkt zum Geschäftserfolg beiträgt.
Prozessoptimierung durch BI in der Praxis, Case Study1:
Lagerbestandsmanagement optimiert – Mit Business Intelligence zur Effizienz
Ausgangssituation:
Ein führendes mittelständisches Unternehmen der Elektronikbranche stand vor der Herausforderung, seine Lagerbestände effizienter zu managen. Aufgrund kurzer Produktlebenszyklen und komplexer internationaler Lagerstrukturen bestand ein hohes Risiko, überalterte und unverkäufliche Ware zu lagern. Dies führte zu steigenden Lagerbeständen und hohen Abschreibungen. Gleichzeitig waren Auswertungen im bestehenden ERP-System zeitaufwendig und unflexibel.
Lösung:
Um Transparenz und Kontrolle über die Lagerbestände zu gewinnen, entschied sich das Unternehmen für die Einführung eines maßgeschneiderten Business-Intelligence-Tools auf Basis von Microsoft Power BI.
Die implemented! GmbH übernahm die Entwicklung und Implementierung der Lösung, die unter anderem Analysen zu Lagerreichweiten, Prognosen für End-of-Life-Produkte und Drill-Down-Funktionen auf Materialnummern-Ebene bietet.
Ergebnisse:
- Senkung des Lagerbestandsrisikos um 25 %
- Signifikante Reduktion der Mittelbindung und Kosten durch optimierte Bestandsbewertung
- Reduzierung der Lagerbestände in Millionenhöhe
- Deutliche Erhöhung der Lieferfähigkeit durch KI-gestützte Bedarfsprognose
- Tagesaktuelle Datenverfügbarkeit für schnelle Entscheidungen
- Verbesserte Stammdatenqualität durch festgelegte Stammdatenparameter und -prüfungen
- Flexible Erweiterbarkeit der Lösung auf weitere Bereiche durch modularen Aufbau
Fazit:
Das Unternehmen konnte durch die Einführung der BI-Lösung nicht nur seine Lagerbestände nachhaltig reduzieren, sondern auch eine höhere Effizienz und Transparenz in der Lagersteuerung erzielen. Die intuitive Bedienung und nahtlose Integration in bestehende Systeme waren dabei entscheidende Erfolgsfaktoren.
Der Einsatz von Business Intelligence-Lösungen kann in allen Unternehmensbereichen zum Unternehmenserfolg beitragen. Die zweite Case Study der implemented! GmbH optimiert die Schnittstelle zwischen Vertrieb und Produktion.
Prozessoptimierung durch BI in der Praxis, Case Study 2:
Big Data - Business Intelligence-Tool für weltweite Bedarfs- und Zulieferplanungen
Ausgangssituation
Ein internationaler Konzern stand vor der Herausforderung, eine rollierende Bedarfs- und Zulieferplanungen mit einem Volumen von über 400 Millionen Euro effizienter zu gestalten. Die Planungsverantwortung war dezentral auf lokale Market Units verteilt, jedoch fehlte ein performantes Analyse-Tool zur Validierung dieser Planungen. Dies führte zu Planungsfehlern, die erst in der Produktionsplanung mit großen Schwankungen im Produktionsprogramm sichtbar wurden.
Zielsetzung
Die Zielsetzung der implemented! GmbH umfasste die Entwicklung eines leistungsstarken Business Intelligence (BI)-Tools zur fundierten Analyse der konsolidierten Bedarfsplanungen. Dies sollte den zentralen Freigabeprozess der dezentralen Plandaten verbessern, Planungsfehler frühzeitig identifizieren und die Transparenz sowie die Genauigkeit der Bedarfsplanung erhöhen. Zusätzlich sollte eine Organisationseinheit „Demand Planning“ als Schnittstelle und „Quality Gate“ zwischen dezentralen Market Units und der Produktionsplanung aufgebaut werden.
Vorgehensweise
1. Analyse und Datenstrukturierung
- Prozessanalyse: Untersuchung der bestehenden Planungs- und Datenerstellungsprozesse, um Schwachstellen zu identifizieren.
- Neustrukturierung der Datenbanken: Erstellung einer klaren und einheitlichen Struktur für das Berichtswesen, die unterschiedliche Datenquellen integriert.
- Festlegung von Schnittstellen in das SAP-APO System zur Produktionsplanung
2. Entwicklung und Implementierung des BI-Tools
- Rapid Prototyping: Innerhalb von vier Wochen wurde eine erste Version eines maßgeschneiderten Demand-Analyse-Tools entwickelt und im Live-Betrieb getestet.
- Datenintegration: Auftrags- und Produktionsdaten sowie Informationen aus unterschiedlichen Systemen und Formaten wurden erfolgreich eingebunden.
- Erweiterte Analysefunktionen: Implementierung von Portfolioanalysen, grafischen Darstellungen und Berichten, die in enger Abstimmung mit den Fachbereichen Sales und Produktion definiert wurden.
3. Einführung und Rollout
- Pilotphase: Tests mit ausgewählten Stakeholdern, um die Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität sicherzustellen.
- Schulungen: Trainings für die Teams, um die Akzeptanz und effektive Nutzung des Tools zu gewährleisten.
- Go-Live: Das Tool wurde in die monatlichen Planungs- und Freigabeprozesse integriert und weltweit in allen relevanten Regionen ausgerollt.
- Orgnisation: Aufbau und interimistische Leitung einer zentralen Organisationseinheit „Demand Planning“
Ergebnisse
- Optimierte Planung: Die Anzahl der planungsrelevanten Produkte wurde von 400 auf 50 reduziert, was durch die implementierten Portfolioanalysen (Gewinn an Transparenz) ermöglicht wurde.
- Reduzierung manueller Aufwände für dezentrale Planung und zentraler Freigabe durch die Reduzierung der planungsrelevanten Produkte
- Verbesserte Planungsgenauigkeit („Forecast Accuracy“): Die Stabilität und Reichweite der Bedarfsplanung wurden signifikant erhöht, wodurch die Lieferfähigkeit verbessert wurden.
- Kostensenkung: Reduktion der Working-Capital-Kosten durch reduzierte Lagerbestände mithilfe effizienterer Planungsprozesse.
- Effizienzsteigerung: Das hoch performante BI-Tool verarbeitet über 12 Millionen Datensätze und ermöglicht Ad-hoc-Analysen in Echtzeit.
Fazit
Dieses Projekt zeigt, wie ein maßgeschneidertes BI-Tool nicht nur die Transparenz und Genauigkeit von Planungsprozessen verbessern kann, sondern auch zu erheblichen Kosteneinsparungen und einer nachhaltigen Optimierung der Zusammenarbeit zwischen Vertrieb und Produktion führt.
Learnings aus der Praxis
Die Umsetzung von BI-Lösungen hat in den beschriebenen Fallbeispielen signifikante Verbesserungen ermöglicht, die sowohl die operative Effizienz als auch die strategische Steuerung stärken.
In beiden Case Studies erwiesen sich nachfolgende Punkte als entscheidende Erfolgsfaktoren:
- Die Qualität der Ausgangsdaten ist entscheidend: Eine umfassende Datenbereinigung und der Aufbau zentraler Datenpools sind unerlässlich, um eine verlässliche Grundlage für BI-Analysen zu schaffen.
- Interdisziplinäre Zusammenarbeit fördert die Akzeptanz: Die Einbindung von Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen erhöht das Verständnis für die Ziele und Möglichkeiten der BI-Lösung.
- Kontinuierliche Schulung sichert den Erfolg: BI-Lösungen entfalten ihr volles Potenzial nur, wenn Mitarbeitende deren Funktionen und Anwendungsmöglichkeiten verstehen und aktiv nutzen.
Durch diese Learnings und die konsequente Berücksichtigung der Erfolgsfaktoren schaffen Unternehmen eine solide Grundlage für datengetriebene Entscheidungen, die nicht nur operative Effizienz steigern, sondern auch strategische Wettbewerbsvorteile sichern.
implemented! GmbH – Experten für Ihre datenbasierte Transformation
Die Inhalte dieses Blogbeitrags basieren auf unserer langjährigen Erfahrung in der Optimierung von Prozessen und der Implementierung leistungsstarker Business-Intelligence-Lösungen. Wir verstehen, wie wichtig eine klare Datenstrategie und messbare KPIs für den Unternehmenserfolg sind. Wenn Sie Unterstützung bei der Umsetzung Ihrer datengetriebenen Projekte benötigen, sind wir Ihr kompetenter Partner.
